Module : Gestion des documents
Contenu du Module
Secteur : Administration, Gestion & Commerce.
GENERALITE SUR LE CLASSEMENT
Le classement s’impose dans tous les domaines. Dans le travail de bureau, le classement porte sur des documents qui peuvent être très différents (échantillons, feuilles volantes, plans, dessins…). Il faut que ces documents puissent être recherchés, manipulés et replacés rapidement et sans erreur.
Le classement comporte deux opérations :
✔ Faire une répartition méthodique par classe, c’est-à-dire déterminer :
∙ Les caractères communs selon lesquels on regroupe les documents
∙ Le nombre et l’importance des classes en fonction de l’utilisation des documents ∙ L’ordre dans lequel on classera les documents
✔ Effectuer le travail matériel :
∙ Affecter chaque document d’un indice (chiffre, lettre ; combinaison de chiffres et de lettres) qui déterminera sa place dans le classement
∙ Ranger selon l’ordre prévu de manière à retrouver rapidement et facilement un document.
A/ DEFINITION DU CLASSEMENT
Il consiste à ranger des documents selon un ordre préétabli, de façon à pouvoir se procurer facilement et rapidement de l’information recherchée ; le classement est en quelque sorte la « mémoire » de ‘entreprise.
Le classement doit être : sûr, simple, rapide, extensible et doit permettre la conservation des documents dans les meilleures conditions.
B/ CHOIX D’UN CLASSEMENT
Il faut en premier lieu déterminer l’utilisation que l’on souhaite faire des documents. C’est en fonction de ce but que l’on choisira des méthodes et moyens appropriés.
Le choix sera guidé par différents facteurs :
1. La nature des documents
2. Le volume des documents
3. La fréquence des consultations.
1. La nature des documents :
✔ Groupement par nom de correspondants :
Ce classement est celui qui convient le mieux pour les clients, les fournisseurs, le personnel, car il permet de retrouver facilement tous les documents concernant une même personne (documents reçus et double des documents envoyés).
✔ Groupement par sujet :
Ce classement est employé pour regrouper des documents présentant un sujet commun. On regroupera ainsi les commandes pour faciliter leur exécution, la documentation pour faciliter les recherches.
✔ Groupent par genre de documents :
C’est ainsi que l’on classe les factures et pièces comptables qui doivent demeurer à l’appui des écritures enregistrées :
∙ Pour faciliter les recherches
∙ Pour accélérer les opérations à effectuer d’après les documents
∙ Pour accélérer les opérations à effectuer d’après les documents et permettre un contrôle (relevé de compte, lettre de rappel…).
✔ Groupement par affaires :
Il est essentiel pour un avocat, un notaire, un architecte… de pouvoir consulter simultanément tous les documents concernant une affaire (notamment lors de ses déplacements).
2. Le volume des documents :
Le volume des documents présents et à venir est l’élément déterminant du choix du mobilier et matériel de classement.
3. La fréquence de consultations :
Le classement des documents consultés fréquemment doit être particulièrement accessible, pratique et rapide (exemple : classement des dossiers clients, des commandes)
DU CLASSEMENT
1/ Obligations légales :
Tous les documents concernant l’activité d’une entreprise doivent être conservés pendant un certain temps :
10 ans : au regard du code de commerce, les livres de commerce (livre journal, livre d’inventaire) et correspondance commerciale (lettres reçues, copies des lettres expédiées).
5 ans : au regard de la Sécurité Sociale (registre des salaires, bulletins de paie, livre de paie …)
4 ans : au regard de l’Inspection du Travail (registre du personnel, registre médical, registre des comptes rendus du Comité d’Hygiène et de Sécurité …).
2/ Bonne organisation du travail :
✔ Etre sûr de retrouver tout document recherché
✔ Le retrouver facilement
✔ Ranger facilement tout nouveau dossier
✔ Gain d’espace et de temps
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